• Создание электронного архива: основные положения и этапы

    Постоянно увеличивающийся документооборот динамично развивающихся компаний требует вовлечения трудоемких и затратных процессов на хранение, обработку и ведение документации. Наряду с все большим смещением различных сфер деятельности в онлайн-сегмент, происходит трансформация основных процедур в электронную среду, что не могло не затронуть хранение отчетности на обычных бумажных носителях. В настоящее время многие предприятия активно переводят свои архивы в электронный вариант, что формирует более эффективное и удобное ведение отчетности.

    Ввод данных является одной из самых трудоемких и длительных процедур, но в то же время и одной из самых важных. Полностью автоматизировать этот процесс даже с привлечением современных компьютерных программ пока не представляется возможным, но в любом случае здесь привлекаются операторы, которые вносят сведения и осуществляют последующую проверку.

    Специалисты переносят данные с самых разных источников, которыми могут служить обычные печатные издания, сканированные изображения, электронные носители, интернет. Ввод необходимой информации осуществляется на территории заказчика, а если это невозможно, то удаленно. В любом порядке место, метод и формат данных определяются клиентом.

    Профессиональные компании оказывают популярные сегодня услуги по преобразованию бумажной документации с целью создания цифровых архивов. Подобные исполнители сотрудничают как с частными, так и с государственными заказчиками, выполняя широкий комплекс задач. Электронный архив очень удобен при работе, его обслуживание и хранение не требует больших затрат, безопасность документов также на высоте.

    Сканирование документов относится еще к одному непосредственному этапу преобразования бумажных данных в электронный вариант. Сам процесс представляет собой перенос печатной документации в цифровой образ, который в дальнейшем и формирует удобный интерактивный архив. Перед сканированием производится сортировка документов, их расшивка и подготовка. Данная процедура содержит некоторые сложности, взять хотя бы необходимость эксплуатации современных функциональных сканеров. Ввиду этого многие руководители предпочитают нанимать специалистов, которые кроме сканирования, выполняют весь комплекс услуг по созданию электронного архива. Сюда входят обработка документов и анкет, распознавание текста, уничтожение ненужной информации и решение других задач.

    Ответить Подписаться